お客様の情報が記入されている顧客カルテ。お客様対応における重要な役割を果たすものです。紙媒体で管理・保管しているというサロンも多いのではないでしょうか。しかし、増え続ける顧客カルテの管理に頭を抱えているというサロンもあるはずです。顧客カルテは、整理整頓するだけでも一仕事。そこでおすすめしたいのが場所を取らない電子カルテです。管理に困ったときが体制の見直しどきかもしれません。電子カルテについて詳しくご紹介します。

そもそもカルテとは？

マツエクサロンの顧客カルテとはどんなもの？確認しておきましょう。

カルテに書かれている情報とは

まず、カルテに記載されているお客様の情報について見ていきましょう。
サロンに来店されるお客様の

といった項目を、施術中あるいは施術終了後にアイリストが記入します。 前回来店したときの施術内容を把握していれば、それに沿ったデザイン提案が可能です。何気ない会話の内容を次回の施術の際に触れることで、サロンに対するお客様の印象も良くなるかもしれません。

1人のアイリストが対応するのはたくさんのお客様。すべてのお客様の詳細な情報を覚えておくのは至難の業です。また、次回の施術は他のアイリストが対応せざるを得ないこともあるでしょう。ほかのアイリストが引き継いだ際に困らないよう、お客様に対する情報をできる範囲で残しておくためのものが顧客カルテです。

1人のお客様とサロンのつながりを確認する手段

マツエクサロンで把握しておきたいのはお客様の好み。お客様にとって最適な提案をするためには、好みのマツエクデザインはもちろんのこと、職業やまつげの悩み、来店動機などから割り出していく必要があります。その助けとなるのが顧客カルテの存在です。お客様とサロンのつながりを確認するための手段の1つが顧客カルテなのではないでしょうか。

増えていくカルテ

紙媒体の顧客カルテは管理が大変！

顧客カルテに紙媒体を採用している場合、お客様の数だけ顧客カルテが増えていくことになります。カルテの枚数はお客様1人に対し、最低でも1枚。来店や記入情報が多いと、それに伴ってカルテの枚数は増えていくことになります。大手サロンになればなるほど、顧客カルテの数は膨大なものになるでしょう。

「あれ？あのお客様のカルテが見つからない！」

「カルテが増えすぎて棚が埋まってしまった」

なんてことが起こる可能性もなきにしもあらず。
施術とはあまり関係のないカルテ管理に関する業務が発生し、手を取られてしまうこともあるでしょう。カルテ管理業務はできるだけ縮小したいところです。

カルテの保管期限はどのくらい？

病院の場合は5年保管という決まりのあるカルテ。サロンの場合、そのような保管期限の決まりは設けられていません。サロンごとにそれぞれ保管期限を設けているケースが多いようです。サロン来店最終日から経過期間を定めて破棄するサロンや、オープンしてからすべてのカルテをそのまま保管しているサロンと、保管ルールはさまざま。長期経過してからの来店の場合、保管する場所を変えているサロンもあるでしょう。

カルテの紛失や破棄はお客様の信頼を損ねる可能性もあり！

あまりないとは思いますが、まだ通っていただいているにもかかわららず誤ってカルテを破棄してしまった場合について考えてみましょう。 そのお客様が以前装着したデザインやお話したことについて、アイリストが覚えていれば問題はありませんが、
「あれ？前のデザイン忘れているのかな？」
「前もこの話したような気がする……」
なんてお客様に思われてしまうことにもなりかねません。サロンの信用にも大きな影響を及ぼす可能性も充分考えられます。サロン内での破棄であれば対応は考えられますが、万が一の場合のカルテの紛失＝お客様情報の紛失。サロンスタッフの店外持ち出しなども大問題になります。カルテの取り扱いには十分に配慮が必要となることを覚えておきましょう。

 

電子カルテとは？

紙媒体のカルテを見直すなら電子カルテがおすすめです。詳しく紹介していきます。

電子カルテっていったい何？

電子カルテとは、紙媒体で保存していた顧客カルテを電子情報として管理できるようにしたものです。アプリとしてダウンロードして活用するものも多く、パソコンやタブレット、スマホから顧客カルテに記載された内容を確認することができます。顧客検索も簡単で、保管場所も必要ありません。増えていく顧客カルテ対策としても電子カルテは有効です。

電子カルテのメリットは？

電子カルテ導入のメリットはどんなところにあるのでしょうか。電子カルテのメリットには

といったことが挙げられます。
名前などを入力するだけでお客様情報を瞬時に呼び出すことができ、顧客カルテを探す手間を省くことができます。収納場所も不要なので、これまで紙カルテを収納していたスペースを有効活用することもできるのではないでしょうか。また、写真を保存できる電子カルテを選べば、文字だけでは伝わりにくいような情報も写真で切り取って残しておくことができます。イラストの方が分かりやすい場合は手描きの情報を写真撮影し、それを残しておくことで対応可能です。以前の施術デザインを写真で残しておけば、お客様にも提示してカウンセリングにも役立てることができるかもしれません。

電子カルテのデメリットは？

電子カルテ導入前に、電子カルテにしたときに起こり得るデメリットも把握しておく必要があります。電子カルテ導入で懸念されるデメリットは

といったことが考えられます。
大きなサロンでは特に、電子カルテの取り扱いについて周知徹底する必要があるでしょう。データの取り扱いに慎重を期すためにも、データのバックアップをこまめにとっておく、電子カルテのログイン履歴を管理するなどの管理体制をきちんと整えるようにしてください。

マツエクサロンにおすすめの電子カルテアプリ

顧客カルテ+POS &予約管理 アプリ
美容院、ネイルサロン、マツエクサロンと、幅広い業種で使用できるアプリです。iPadやiPhoneでの使用が可能。主な機能としては
◆カルテ作成
◆予約管理
◆POSデータ管理
となっています。
サロンごとにカルテに取り入れている項目が異なることもあるでしょう。アプリ上でサロンごとに必要な項目を盛り込んだカルテのテンプレートを作成することができ、それに沿って使用することができます。お客様ごとのデータが見やすいフォーマットに。名前順に顧客情報が並び、検索も簡単です。担当者別のセールスレポートなどは日別や月別で簡単に確認することができ、サロンの売上管理にも役立てることができるでしょう。

Evernote（エバーノート）

個人サロンで電子カルテ導入を検討しているなら、あらゆる情報を自由な方法で保存、整理することができる「Evernote」がいいのではないでしょうか。

まずはサロンで必要な情報を記入するためのテンプレートを作成します。あとはそれに沿って記入していくだけ。「Evernote」は検索性に定評のあるアプリです。色んな方法でお客様を検索することができるのもおすすめのポイントとなっています。

美歴（BIREKI）

美歴（BIREKI）はカルテ上に写真の添付が可能。必要があればお客様とのカルテの共有も可能となっています。お客様の過去の施術写真をすぐに確認することができるので、当日の接客の効率化を図ることができるでしょう。

スタッフ間でカルテの情報を共有しやすいのも大きなメリット。カルテをリアルタイムで共有できるため、他のアイリストの接客情報を参考に接客ノウハウを得ることもできるかもしれません。1ヶ月無料でお試しすることもできるので、1度使用してから導入を検討するのもいいでしょう。

来店されたお客様に記入してもらうカウンセリングシートをWebページにするサービスも行っており、顧客カルテの完全ペーパーレス化することも可能です。

サロンボードの顧客管理機能を活用

 

多くのサロンが導入するHotpepperBeautyと連携した、サロン向け予約管理システム「サロンボード（SALON BOARD）」。予約管理にサロンボードを活用しているなら、機能の1つである「顧客管理機能」を使用するのもいいでしょう。お客様の個人情報はもちろんのこと、来店情報やお客様メモなどの情報を登録することができます。施術履歴などもこちらで併せて管理することで、予約から顧客管理まで1つのシステムのみで完結することができ、効率的な情報管理につながります。

まとめ

電子カルテの大きなメリットは、保管場所の大幅な縮小です。オープンしてからそう長くないサロンなら問題ないかもしれませんが、紙媒体の顧客カルテを採用している場合、長く続けていくと必ず直面する収納場所の問題。廃棄するにしても手間がかかってしまうでしょう。その問題を解決してくれるのが電子カルテの存在です。運用前には色々な取り決めをする必要があるかもしれませんが、それを加味してもカルテ管理業務の縮小になるのではないでしょうか。サロンへの導入をぜひ検討してみてください。181126